شاخص کلیدی عملکرد یک ابزار مدیریتی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند. این شاخص‌ها نقش مهمی در اندازه‌گیری و مانیتور کردن پیشرفت سازمان ایفا می‌کنند و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری در مورد مسیر راهبردی و فرآیندهای عملیاتی بگیرند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد معمولاً با هدف تعیین و اندازه‌گیری عملکرد مهم و استراتژیک سازمان تعریف می‌شوند. این شاخص‌ها می‌توانند شامل معیارهای مالی مانند سودآوری، درآمد و سهم بازار، و یا معیارهای غیرمالی مانند رضایت مشتریان، کیفیت محصولات، و نرخ انباشت منابع انسانی باشند.
با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را با اهداف استراتژیک مقایسه کرده و مشکلات را شناسایی کرده و راه‌حل‌های مناسب برای بهبود آنها پیشنهاد دهند. از طریق تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند به صورت مداوم عملکرد خود را نظارت کرده و به بهبود پایدار رسیده و با رقبا رقابت کنند.
سرفصل مطالب
شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
KPI مخفف Key Performance Indicator یا همان شاخص عملکرد کلیدی است، یک معیار قابل سنجش عملکرد در طول زمان برای یک هدف خاص. KPIها اهدافی را برای تیم‌ها فراهم می‌کنند تا به آنها برسند. نقاط عطف برای سنجش پیشرفت و بینش‌هایی که به افراد در سراسر سازمان کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند. از امور مالی و منابع انسانی تا بازاریابی و فروش، شاخص های کلیدی عملکرد به هر بخش از کسب و کار کمک می کند تا در سطح استراتژیک به جلو حرکت کند.
فرق معنی شاخص و معیار عملکرد کلیدی
در حالی که شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد مرتبط هستند، اما یکسان نیستند. در اینجا یک توضیح سریع است:
KPIها اهداف کلیدی هستند که باید آنها را دنبال کنید تا بیشترین تأثیر را بر نتایج استراتژیک کسب و کار خود داشته باشید. KPIها از استراتژی شما حمایت می کنند و به تیم شما کمک می کنند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنند. مثالی از شاخص عملکرد کلیدی، «مشتریان جدید هدفمند در ماه» است.
معیارها موفقیت فعالیت‌های تجاری روزمره را که از KPI شما پشتیبانی می‌کنند، اندازه‌گیری می‌کنند. در حالی که آنها بر نتایج شما تأثیر می گذارند، آنها حیاتی ترین اقدامات نیستند. برخی از مثال‌ها عبارتند از «بازدید ماهانه فروشگاه» یا «دانلود کاغذ سفید».
چرا شاخص عملکرد کلیدی مهم است؟
KPI ها راه مهمی برای اطمینان از اینکه تیم های شما از اهداف کلی سازمان حمایت می کنند هستند. در اینجا برخی از بزرگترین دلایلی وجود دارد که چرا شما به شاخص های کلیدی عملکرد نیاز دارید.
- اندازه‌گیری عملکرد: KPIها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را در مقایسه با اهداف استراتژیک و معیارهای مشخص اندازه‌گیری کنند. این اندازه‌گیری عملکرد، امکان می‌دهد تا سازمان‌ها به دقت ببینند که آیا در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار دارند یا خیر.
- ارتباط با استراتژی: KPIها می‌توانند به صورت مستقیم با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط شوند. این ارتباط باعث می‌شود که فعالیت‌ها و تصمیمات سازمان به طور مستقیم به اهداف بلندمدت آن مرتبط باشد و هماهنگ باشد.
- تمرکز بر اولویت‌ها: KPIها کمک می‌کنند تا تمرکز بر روی اولویت‌های اصلی سازمان حفظ شود. با تعیین KPIهای مناسب، سازمان‌ها می‌توانند از منابع خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند و به هدف خود برسند.
- ایجاد شفافیت و انگیزه: استفاده از KPIها باعث شفافیت بیشتر در سازمان می‌شود و اعضای تیم را مشتاق‌تر به کار و دستیابی به اهداف می‌کند. ارزیابی عملکرد بر اساس KPIها، انگیزه افراد را بالا می‌برد و به آنها انگیزه می‌دهد که به بهبود عملکرد خود بپردازند.
- ارتقای تصمیم‌گیری: با داشتن داده‌های کیفی و کمی از طریق KPIها، مدیران قادرند تصمیمات بهتری بگیرند و به مشکلاتی که در مسیر دستیابی به اهداف ممکن است پیش آید، پیش بینی کنند.
انواع شاخص عملکرد کلیدی
برخی برای اندازه گیری پیشرفت ماهانه در برابر یک هدف استفاده می شوند، برخی دیگر تمرکز طولانی مدت دارند. وجه مشترک همه KPIها این است که با اهداف استراتژیک مرتبط هستند. در اینجا مروری بر برخی از رایج ترین انواع KPI ها آورده شده است.
- استراتژیک: این شاخص‌های کلیدی عملکرد با تصویر بزرگ، اهداف سازمان را نظارت می‌کنند. مدیران معمولاً به یک یا دو KPI استراتژیک نگاه می کنند تا بفهمند سازمان در هر زمان معین چگونه کار می کند. به عنوان مثال می توان به بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار اشاره کرد.
- عملیاتی: این KPIها معمولاً عملکرد را در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه‌گیری می‌کنند و بر فرآیندها و کارایی سازمانی متمرکز هستند. برخی از نمونه ها عبارتند از فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه حمل و نقل ماهانه و هزینه هر خرید (CPA).
- واحد عملکردی: بسیاری از شاخص های کلیدی عملکرد به کارکردهای خاصی مانند امور مالی یا فناوری اطلاعات مرتبط هستند. در حالی که فناوری اطلاعات ممکن است زمان تا حل‌وفصل یا میانگین زمان کار را ردیابی کند، KPIهای مالی حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی‌ها را دنبال می‌کنند. این KPIهای کاربردی همچنین می توانند به عنوان استراتژیک یا عملیاتی طبقه بندی شوند.
- پیشرو در مقابل عقب ماندگی: صرف نظر از نوع شاخص عملکرد کلیدی که تعریف می کنید، باید تفاوت بین شاخص های پیشرو و شاخص های عقب مانده را بدانید. در حالی که KPIهای پیشرو می توانند به پیش بینی نتایج کمک کنند، KPIهای عقب مانده آنچه را که قبلاً اتفاق افتاده است، ردیابی می کنند. سازمان‌ها از ترکیبی از هر دو استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که مهمترین چیزها را دنبال می‌کنند.
نحوه توسعه KPI
با داده‌های بسیار، اندازه‌گیری همه چیز – یا حداقل چیزهایی که آسان‌ترین اندازه‌گیری هستند، می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. با این حال، باید مطمئن باشید که فقط شاخص‌های کلیدی عملکرد را اندازه‌گیری می‌کنید که به شما کمک می‌کند به اهداف تجاری خود برسید. تمرکز استراتژیک یکی از مهمترین جنبه های تعریف KPI است. در اینجا برخی از بهترین شیوه ها برای توسعه KPIهای مناسب آورده شده است.
نحوه استفاده از KPI ها را تعریف کنید
با افرادی که از گزارش KPI استفاده می کنند صحبت کنید تا بدانید به چه چیزی می خواهند دست پیدا کنند و چگونه از آنها استفاده خواهند کرد. این به شما کمک می کند KPI هایی را که برای کاربران تجاری مرتبط و ارزشمند هستند تعریف کنید.
آنها را به اهداف استراتژیک گره بزنید
اگر شاخص های کلیدی عملکرد شما با آنچه می خواهید در کسب و کار خود به دست آورید مرتبط نباشد، زمان را تلف می کنید. در حالی که آنها ممکن است به یک عملکرد تجاری خاص مانند منابع انسانی یا بازاریابی مرتبط باشند، هر شاخص عملکرد کلیدی باید مستقیماً به اهداف کلی کسب و کار شما مرتبط باشد.
KPIهای هوشمند را بنویسید
مؤثرترین KPIها از فرمول اثبات شده SMART پیروی می کنند. مطمئن شوید که آنها خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان هستند. برخی از مثال‌ها عبارتند از: «افزایش فروش به میزان 5 درصد در هر سه ماهه» یا «افزایش امتیاز خالص تبلیغ‌کننده 25 درصد طی سه سال آینده».
- Specific: در واقع هدف و شاخص‌های شما باید صریح و شفاف و ویژه کسب و کار شما باشند.
- Measurable: اهداف و شاخص‌های شما باید مواردی باشند که قابلیت اندازه‌گیری دارند.
- Attainable: اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد که تعریف می‌کنید با در نظر گرفتن تمام شرایط باید قابلیت دسترسی داشته باشند.
- Related: اهداف و KPIهای تعریف شده باید کاملا مرتبط به کسب و کار شما باشد.
- Time: باید حتما زمان مشخصی برای رسیدن به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف کنید.
آنها را واضح نگه دارید
همه افراد در سازمان باید KPI های شما را درک کنند تا بتوانند بر اساس آنها عمل کنند. به همین دلیل است که سواد داده بسیار مهم است. هنگامی که مردم درک کنند که چگونه با داده ها کار کنند، می توانند تصمیماتی بگیرند که در چه جهت درست حرکت کنند.
برای تکرار برنامه ریزی کنید
با تغییر کسب و کار و مشتریان شما، ممکن است لازم باشد شاخص های کلیدی عملکرد خود را بازبینی کنید. شاید برخی دیگر مرتبط نباشند، یا باید بر اساس عملکرد تنظیم کنید. مطمئن شوید که برنامه ای برای ارزیابی و ایجاد تغییرات در شاخص های کلیدی عملکرد در مواقع ضروری دارید.
اجتناب از اضافه بار KPI
هوش تجاری به سازمان‌ها امکان دسترسی به انبوهی از داده‌ها و تجسم داده‌های تعاملی را داده است و اندازه‌گیری هر چیزی و همه چیز را آسان می‌کند. به خاطر داشته باشید که تعریف شاخص عملکرد کلیدی به مهمترین اهداف اشاره دارد. با تمرکز بر تاثیرگذارترین اقدامات، از اضافه بار KPI دوری کنید.
جمع بندی
در نتیجه، شاخص‌های عملکرد کلیدی یا KPI از اهمیت بسیاری برخوردارند. آنها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را اندازه‌گیری کرده، با استراتژی‌های خود هماهنگ شوند و تمرکز خود را بر روی اهداف اصلی حفظ کنند. ایجاد شفافیت، انگیزه‌بخشی، و ارتقای تصمیم‌گیری از جمله مزایای دیگری است که از KPIها به دست می‌آید. با استفاده از این شاخص‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود پایداری و دستیابی به موفقیت‌های بلندمدت دست یابند. به طور کلی، استفاده صحیح از KPIها یکی از کلیدهای موفقیت سازمانی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا رو به جلو حرکت کرده و رقبا را پشت سر بگذارند.
